TIETOSUOJASELOSTE

Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
Rekisterinpitäjä: Porvoon reserviläiset ry
Osoite: Vanha Viipurintie 48, 07280 Ilola
Puhelin: 040-5847403
Sähköposti: kela@live.fi
Yhteyshenkilö: Heikki Kela

Rekisteröidyt
Rekisterissä käsitellään yhdistyksen jäsenten ja jäsenyyttä hakevien yhteystietoja.

Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn perusteena on lakisääteinen velvoite, asianomaisten henkilöiden suostumus sekä oikeutettu etu järjestötyöhön, -toimintaan, -tiedottamiseen, -tutkimukseen ja -koulutukseen liittyen. Henkilö voi rajata tai vastustaa tietojensa käsittelyä erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella. Henkilötietojen käsittely perustuu yhdistyksen lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä.

Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisterissä käsitellään yhdistyksen jäsenien henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat:

  • etunimet ja sukunimi sekä jäsennumero ja -laji
  • yhteystiedot (osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite) syntymäaikatieto
  • henkilöiden sukupuolitieto (mies, nainen)
  • ammatti- ja/tai oppiarvotiedot
  • puolustushaara-, sotilasarvo- ja aselajitiedot sekä tiedot aliupseerikoulusta ja -kurssista
  • jäsenyystiedot erilaisissa yhteisöissä liittymis- ja päättymispäivämäärineen sekä tiedot mahdollisista luottamustoimista, lehtitilauksista, kuntoluokasta ja kouluttajapätevyyksistä
  • jäsenmaksulaskutuksessa tarvittavat pankkiyhteys- ja maksutiedot sekä maksuhistorian
  • ampumaturvatiedot ja siihen liittyvät maksutiedot
  • markkinointi- ja muut luovutuskiellot

Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään sekä Maanpuolustusrekisteristä www.maanpuolustusrekisteri.fi.

Reserviläisliitto ry:n ylläpitämä Maanpuolustusrekisteri on Reserviläisliitto ry:n, Suomen Reserviupseeriliitto ry:n, Maanpuolustuskiltojen liitto ry:n ja Maanpuolustusnaisten Liitto ry:n yhteinen jäsenrekisteri, jossa ylläpidetään em. liittoihin kuuluvien jäsenyhteisöjen (yhdistykset, kerhot, killat) henkilöjäsenten henkilö-, osoite- ja muita järjestötoiminnassa tarvittavia tietoja ja, jota käytetään myös em. liittojen järjestöjulkaisujen osalta tilaajarekisterinä. Maanpuolustusrekisterissä ylläpidetään myös Reserviläisten ampumaturva- ja kuntokorttijärjestelmään liittyviä tietoja. Maanpuolustusrekisterin tietosuojaseloste.

Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu yhdistyksen järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja tehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä. Käytetyt tallennusmediat ovat salattu.

Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot
Yhdistys ei luovuta henkilötietoja kolmansille osapuolille.

Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Yhdistys voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä myös muita palveluntarjoajia, jotka sijaitsevat Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle toteutetaan aina jollakin alla mainitulla, lainmukaisella perusteella:

  • Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso;
  • Yhdistys on toteuttanut asianmukaiset suojatoimet henkilötietojen siirtämiseksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita. Rekisteröidyllä on tällöin oikeus saada jäljennös kyseisistä vakiolausekkeista ottamalla Yhdistykseen yhteyttä Yhteydenotot- kohdassa kuvatun mukaisesti; tai
  • Rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa henkilötietojensa siirtämiseksi, tai henkilötietojen siirtämiselle on olemassa muu lainmukainen peruste.

Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle perustuu aina voimassaolevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti.

Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on yhdistyksen jäsen. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään viiden vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä yhdistyksen oikeutetun edun perusteella, ts. mahdollisiin oikeusvaateisiin puolustautumisen takia (KKO 2017:15). Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai yhdistyksen sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.

Profilointi
Henkilötietoja ei käytetä profilointiin.

Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisteröity voi antaa yhdistykselle suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja (esimerkiksi kieltää sähköpostitse lähetettävät markkinointiviestit).

Lisäksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

  • saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
  • saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Yhdistyksen käsittelemät henkilötiedot;
  • vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
  • vaatia henkilötietojensa poistamista;
  • peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
  • vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on yhdistyksen oikeutettu etu;
  • saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot Yhdistykselle, Yhdistys käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti; ja
  • vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen yhteydenotot- kohdan mukaisesti. Yhdistys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Yhteydenotot
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä kohdan 1. yhteystiedoilla sähköpostilla tai kirjallisesti.

Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 14.1.2019.